Verksamhetsstöd för ett KTH

Publicerad 2018-06-14

Färre avdelningar, en gemensam ledning för verksamhetsstöd till forskning och utbildning samt en separat rektorsstab. Det är ramverket i förslaget till ny organisation för KTH:s administration. En organisation som ska bidra till att skapa ett mer sammanhållet KTH.

Under vintern och våren har en arbetsgrupp utrett hur KTH:s verksamhetsstöd ska organiseras för att bli tydligare, effektivare och mer enhetligt, en översyn som aktualiserats av förändringen av skolorganisationen.

– Verksamhetsstödet ska ju ge förutsättningar för att erbjuda så bra utbildning och forskning som möjligt. Så efter en sådan förändring är det naturligt att se över hur stödet kan behöva anpassas, kommenterar rektor Sigbritt Karlsson.

En bärande tanke i utredningen är att administrationen ska ses som en integrerad del av verksamheten på KTH. Därför används genomgående benämningarna verksamhet och verksamhetsstöd.

– Att tala om kärnverksamhet och kringverksamhet leder tankarna fel. Och ordet förvaltning signalerar också ett passivt förvaltande som inte alls motsvarar verkligheten, säger Sigbritt Karlsson.

Samla funktioner

Huvuddragen i det förslag som nu lämnats till rektor går ut på att samla likartade funktioner till större, mer övergripande avdelningar. Den nya avdelningen Utbildningsstöd föreslås till exempel omfatta både nuvarande Studentservice och Utbildningsadministration. En avdelning kallad Forskningsstöd ska inkludera såväl Research Office som Fundraising och Avtalsjuridik.

– Målet är att bygga ett verksamhetsstöd som fokuserar på hur en arbetsuppgift bäst löses och vilken kompetens som behövs oavsett om det är stöd som utförs nära verksamheten, på skolnivå eller på central nivå, förklarar Leif Kari, skolchef på Skolan för teknikvetenskap, SCI, och sammankallande i arbetsgruppen.

Leif Kari betonar att utgångspunkten för arbetsgruppen inte har varit att kapa kostnader utan att skapa mer ändamålsenliga processer samt stärka samarbetet både mellan olika avdelningar och med forskning och utbildning.

– Ledorden är närhet, tillgänglighet och tillit. Däremot är jag övertygad om att ett effektivare verksamhetsstöd kommer att leda till minskat täckningsbidrag.

Olika lösningar

Den nuvarande organisationen lider av en viss stuprörsproblematik konstaterar arbetsgruppen i sin rapport. Något som riskerar att leda till dubbelarbete och försämrad kvalitet genom att kompetens som finns på andra avdelningar inte utnyttjats – eller att vissa frågor faller mellan avdelningarna.

– Universitetsförvaltningens personal är väldigt kompetent och man har processer inom respektive avdelning. Men i kommunikationen mellan avdelningarna, där brister det, säger Leif Kari.

De olika skolorna har också utvecklat olika sätt att sköta verksamhetsstödet och skapat egna, lokala lösningar på problem som uppstått. Olika skolor kan till exempel ha olika tentamenshantering.

– Vilket blir förvirrande för studenterna som självklart förväntar sig att bemötas och hanteras på samma sätt oavsett vilken skola som äger kursen. Det är helt klart att vi måste bli mer enhetliga vad gäller den typen av rutiner.

Arbetsgruppen föreslår därför en förändrad central organisation för ett KTH-gemensamt verksamhetsstöd med stark koppling till akademins och skolornas behov. Verksamhetsstödet föreslås också organiseras på samma nivå som de fem skolorna och chefen för verksamhetsstödet alltså jämställas med skolcheferna.

Beslut före midsommar

Det innebär inte att det KTH-gemensamma verksamhetsstödet fysiskt alltid måste samlas på samma ställe. Den personal som behöver sitta nära verksamheten ska kunna göra det försäkrar Leif Kari.

– Och vi måste även i fortsättningen tillåta en del lokala lösningar beroende på skolornas olika behov. Men i dagsläget har vi lite för många olika lösningar.

Vid sidan om verksamhetsstödet riktat mot forskning och utbildning inrättas en separat rektorsstab. För att leda den inrättas en ny tjänst som universitetsdirektör.

– Saker händer så otroligt mycket fortare nu än tidigare så både jag och prorektor behöver en stab som kan förse oss med analyser och underlag inför förändringar och beslut, konstaterar Sigbritt Karlsson.

Hon planerar att ta ett beslut redan före midsommar för att implementeringsarbetet ska kunna komma igång så snart som möjligt. Siktet är inställt på att den nya organisationen ska vara på plats 1 januari 2019.

Text: Ursula Stigzelius

Förslaget till ny organisation

  • Verksamhetsstödet organiseras i nio avdelningar med en gemensam chef. Fem av dem, avdelningarna Utbildningsstöd, Forskningsstöd, Myndighetsstöd, Samverkan samt Lokaler och drift bildas genom sammanslagning av flera nuvarande avdelningar. Personalavdelningen, Ekonomi och upphandling, IT-avdelningen och KTHB kvarstår som självständiga avdelningar.
  • Den nuvarande juridiska avdelningen delas upp så att det juridiska stödet kopplas till respektive funktionell avdelning. Avtalsjuridiken förs till avdelningen för forskningsstöd, arbetsrättsjuridiken till personalavdelningen och förvaltningsjuridiken till avdelningen för myndighetsstöd.
  • Det KTH-gemensamma verksamhetsstödet inrättas i linjeorganisation på motsvarande nivå som skolorna och förses med en styrgrupp bestående av skolcheferna, chefen för verksamhetsstödet, fakultetens dekanus, studentrepresentanter och universitetsdirektören.
  • En separat rektorsstab inrättas vid sidan om linjeorganisationen för verksamhetsstöd. För att leda rektors stab inrättas en ny tjänst som universitetsdirektör.
  • Beslut om verksamhetsstödet tas under de närmaste veckorna och 1 januari 2019 ska den nya organisationen vara igång.
  • Läs hela rapporten 

Förslag på ny avdelningsstruktur (baserat på existerande avdelningar inom parentes)

  • Ekonomi och upphandling (Ekonomi- och upphandlingsavdelningen, EUA)
  • Personalavdelning (Personalavdelningen, PA, inklusive Arbetsrättsjuridik)
  • Utbildningsstöd (Avdelningen för utbildningsadministration, AUA, Avdelningen för studentservice, AFS)
  • Forskningsstöd (Research Office, RO, Avtalsjuridik, Fundraising)
  • Myndighetsstöd (Planerings- och utredningsavdelningen, PLU, Avdelningen för dokumenthantering, AD, Förvaltningsjuridik, Kvalitetssystem)
  • Samverkan (Kommunikationsavdelningen, KOM, Avdelningen för internationella relationer, IRO, KTH Näringslivssamverkan, NLS, utom Fundraising, KTH Innovation, INV, inkl ansvar för IPR-juridik)
  • Lokaler och drift (Lokalserviceavdelningen, LSA, Miljö- och byggnadsavdelningen, MBA)
  • IT-avdelningen (IT-avdelningen)
  • KTHB (KTHB)
Till sidans topp