Osorterad e-post kan bli mardröm

Tydligare rutiner efter uppmärksammad e-posthistoria

Ulf Nilsson, arkivchef
Man har mycket att vinna på god ordning i e-postlådan, säger KTH:s arkivchef Ulf Nilsson. (Foto: Christer Gummeson)
Publicerad 2009-11-06

Som statlig myndighet omfattas KTH av offentlighetsprincipen. Vilket ger allmänheten rätt att få ta del av merparten av de dokument som hanteras på universitetet. Det gäller även e-post, något som forskaren Peter Szakálos nyligen blev brutalt uppmärksammad på.

Peter Szakálos
Peter Szakálos, korrosionsforskare.

I början av oktober fick korrosionsforskaren Peter Szakálos en överraskande förfrågan från registratorn. Kunde Szakálos plocka ut alla de mail han fått eller skickat de senaste fem åren som var allmänna handlingar? Någon hade, med hänvisning till offentlighetsprincipen, begärt att få ut hans e-postkorrespondens sedan fem år tillbaka.

– Jag blev ganska bestört. Jag var inte ens informerad om att forskare på KTH omfattades av offentlighetsprincipen, säger Peter Szakálos, som forskar vid Skolan för kemivetenskap.

Att skilja ut de allmänna handlingarna från all annan e-post som privata brev, utkast och arbetsmaterial skulle ta flera arbetsdagar i anspråk insåg han. Det kom extra olägligt eftersom Peter Szakálos befann sig mitt upp i förberedelserna för Kärnavfallsrådets hearing om kopparkorrosion den 16 november.

Hearingen kommer bland annat att ta upp hans kritik mot de kopparkapslar som Svensk kärnbränslehantering (SKB) tänker använda för slutförvaring av kärnavfall.

Det är extremt ovanligt att någon begär att få ut ett så här omfattande material. Och eftersom Peter Szakálos forskning är omstridd föddes misstanken att syftet var just att sabotera hans möjligheter att förbereda sig för konferensen. E-posthistorien uppmärksammades också i tidningen Ny Teknik, vilket ledde till en lång och hetsig debatt på tidningens hemsida.

Kunskapen brister

Den person som begärt ut Szakálos e-post, datakonsulten Mikael Karnefors, drog så småningom tillbaka sin begäran om att få ut samtliga handlingar. Men kvar står att hans begäran har avslöjat betydande brister i kännedomen om offentlighetsprincipen bland KTH:s medarbetare, konstaterar arkivchefen Ulf Nilsson.

– Det gäller nog inte bara forskarna utan även många andra som arbetar här, misstänker Ulf Nilsson.

Men det beror inte på att information om offentlighetsprincipen och vad den innebär saknas på KTH, påpekar han. På intranätet finns exempelvis ett ganska utförligt dokument om offentlighet och sekretess avseende e-post.

Där står bland annat att ”Alla anställda har ett eget ansvar för att hantera och skilja ut allmänna handlingar från sin e-post”. Men det kände inte Peter Szakálos till.

– Och de flesta av mina kollegor blev lika överraskade som jag, säger Peter Szakálos.

Kalabaliken kring Szakálos e-post har lett till att en översyn av KTH:s dokumenthantering har påbörjats. Bland annat ska föreskriften på intranätet förtydligas.

– Man kan också tänka sig att vi skriver någon slags metodhandledning ”Sortera din e-post så här”, säger Ulf Nilsson.

Ordning ger effektivitet

God ordning på e-posten är en förutsättning för att kunna följa lagens krav på att ”skyndsamt” lämna ut allmänna handlingar om någon begär det, påpekar Ulf Nilsson.

Att som Mikael Karnefors föreslog, skicka över hela mailboxen elektroniskt och överlåta åt den som har begärt ut handlingarna att själv sålla fram det han eller hon är ute efter, är inget möjligt alternativ. Mailboxen kan ju innehålla sådant som det är olämpligt eller till och med olagligt att lämna ut.

– Oavsett i vilken form, elektroniskt eller på papper, som handlingarna lämnas ut måste man alltid gå igenom dem, säger Ulf Nilsson.

Men Ulf Nilsson menar att KTH:s medarbetare också själva har mycket att vinna på att ha ordning på sin e-post.

– Vi måste ha en god ordning för att kunna följa lagen – men det ger också en effektivitet. Och omvänt – om vi har en god och effektiv ordning så kan vi följa lagen utan att det leder till några större störningar i verksamheten.


Text: Ursula Stigzelius

KTH:s regler om offentlighet och sekretess för e-post