Ny organisation för KTH:s verksamhetsstöd

Publicerad 2018-10-08

Nu är beslutet taget. Vid årsskiftet påbörjas en omorganisation av KTH:s förvaltning i syfte att forma ett tydligt KTH-gemensamt verksamhetsstöd. Förändringarna genomförs i två steg med början på den centrala förvaltningen.

Översynen av förvaltningen, som initierades av rektor Sigbritt Karlsson förra hösten, är en del av arbetet för att skapa ett mer sammanhållet KTH. Därför får den nuvarande universitetsförvaltningen i samband med omorganisationen också ett nytt namn, Gemensamt Verksamhetsstöd (GVS).

– Administrationen ska ju ses som en integrerad del av verksamheten på KTH, påpekar Sigbritt Karlsson.

På Gemensamt Verksamhetsstöd kommer det från årsskiftet att finnas sammanlagt nio övergripande avdelningar. Inom dem samlas flera nuvarande enheter med närliggande uppgifter. GVS-avdelningen för utbildningsstöd inrymmer till exempel de nuvarande avdelningarna Utbildningsadministration, Studentservice och Internationella relationer.

– Vi får färre avdelningar, och avdelningar med ett tydligt fokus. Det underlättar samarbetet mellan administratörer och lärare/forskare, säger Sigbritt Karlsson.

Utan hemvist

Två av de nuvarande avdelningarna, Ekonomi och Upphandling samt Personal/HR, kommer att finnas kvar som egna avdelningar.

Bland de nya avdelningarna skiljer avdelningen Gemensam infrastruktur ut sig genom en mer blandad sammansättning. Den omfattar sex sinsemellan ganska olika enheter, Internrevision, KTHB, KTH Innovation, Open Lab, Alba Nova och SciLifeLabs administration. Flera av de här enheterna har tidigare inte haft någon uppenbar hemvist, inte riktigt ”synts” i KTH:s organisation konstaterar Sigbritt Karlsson.

– De behöver lyftas upp och synliggöras. Det är en av anledningarna till att det behövs en avdelning för gemensam infrastruktur.

Vid sidan av Gemensamt Verksamhetsstöd inrättas ett separat rektorskansli. Det som nu kallas rektors stab lyfts alltså ut till en fristående enhet. Detta för att staben/kansliet i större utsträckning ska kunna fokusera på att förse rektor och prorektor med analyser och underlag.

Nästa steg

Några pusselbitar återstår ännu att lägga på plats innan den nya organisationen kan tas i bruk. Som exakta svenska namn på GVS:s avdelningar och frågan om rektors kansli ska ledas av en kanslichef eller en controller.

Framförallt är det enskilda individers organisatoriska placering som måste fastställas. Men rektor planerar inte att utlysa vare sig chefstjänsterna eller några andra tjänster.

– Nej ingen ska behöva söka om sitt jobb. Det här ska vi kunna lösa genom dialog, förklarar hon. 

Men omvandlingen av den centrala förvaltningen är bara steg 1 i omorganisationen. Steg 2 är att skapa ett för hela KTH gemensamt verksamhetsstöd. Det innebär att processer och arbetssätt på skolorna och centralt måste utvecklas och jämkas samman för att bli mer enhetliga och transparanta. Ett arbete som kommer att kräva liter mer tid än perioden fram till årsskiftet konstaterar Sigbritt Karlsson.

– Gränsytan mellan det lokala och det centrala kräver ett fördjupat arbete, det är många stenar man behöver vända på.

En styrgrupp har tillsatts för att leda det arbetet. Styrgruppen ska i sin tur utse fyra sakarbetsgrupper för områdena IT, HR, ekonomi och studentservice.

Senast 1 januari 2020 ska även steg 2 av omorganisationen vara genomfört. Rektor hoppas dock att förändringarna inom något eller några områden kan göras tidigare.

Text: Ursula Stigzelius

Fakta: Förändringar i verksamhetsstödet

  • Den 27 september tog rektor tre beslut om en ny organisation för KTH:s verksamhetsstöd.
  • Det första beslutet berör nuvarande universitetsförvaltningen. Det går ut på att nuvarande enheter med närliggande funktioner förs samman till nio större, mer övergripande avdelningar.
  • Den här delen av omorganisationen ska vara genomförd 1 januari 2019. Universitetsförvaltningen byter då också namn till Gemensamt Verksamhetsstöd (GVS).
  • Samtidigt inrättas, enligt ett annat beslut, ett separat rektorskansli vid sidan om GVS. Kansliets arbete ska ledas av en kanslichef eller controller som rapporterar direkt till rektor.
  • Gemensamt Verksamhetsstöd placeras på samma organisatoriska nivå som KTH:s skolor. Chefen för GVS får alltså samma ställning som en skolchef.
  • Det tredje beslutet behandlar steg 2 i omorganisationen. En styrgrupp tillsätts för att utreda och lämna förslag på hur verksamhetsstödet på hela KTH ska kunna göras mer enhetligt och gemensamt. Styrgruppen ska utse fyra sakarbetsgrupper för områdena Studentservice, HR, Ekonomihantering och IT-stöd.
  • Styrgruppen ska lämna sina förslag före sommaren 2019 och senast 1 januari 2020 ska förändringarna vara genomförda på hela KTH.

Förändringar för avdelningsstruktur (baserat på nuvarande avdelningar inom parentes) från 1 januari 2019

GVS:s avdelningar:

  • Ekonomi och upphandling (Ekonomi och upphandling)
  • Planering, utredning, kvalitet (Planering och utredning, Förvaltningsjuridik)
  • Personalavdelning (Personalavdelning, Arbetsrättsjuridik)
  • Utbildningsstöd (Utbildningsadministration, Studentservice, Internationella relationer)
  • Forskningsstöd (Research Office, Avtalsjuridik, Fundraising)
  • Samverkan (Kommunikation, Näringslivssamverkan utom Fundraising)
  • Lokaler och drift (Lokalservice, Miljö och byggnadsavdelningen)
  • IT-avdelningen (IT-avdelningen, Dokumenthantering)
  • Gemensam infrastruktur (Internrevision, KTHB, KTH Innovation inkl IPR-juridik, Open lab, Alba Nova, SciLifeLab administration)

Läs mer i rapporter och beslut på intranätet

Till sidans topp