Till innehåll på sidan
Aram Seddigh (Foto: Marc Femenia)
I ett kontorslandskap behöver chefen vara mer uppmärksam på konflikter som ligger och pyr, säger Aram Seddigh (Foto: Marc Femenia)

”Konflikter kan växa i kontorslandskap”

Publicerad 2012-12-13

I ett kontorslandskap påverkar människor varandra mer och snabbare än när alla har egna rum. Små konfliktungar växer sig lätt stora om de lämnas obearbetade. Men även en positiv stämning smittar effektivare av sig, påpekar forskaren Aram Seddigh.

I januari börjar KTH:s förvaltningspersonal flytta in i nya lokaler på Brinellvägen 8. Drygt 250 personer flyttar, de flesta av dem kommer att sitta i kontorslandskap. För de som tidigare arbetat i enskilda rum kan skillnaden medföra stora förändringar.

När det inte finns en dörr att stänga om sig blir det svårare att bara väja undan för konflikter på arbetsplatsen, konstaterar Aram Seddigh, legitimerad psykolog inom arbetspsykologi och doktorand på Stressforskningsinstitutet. Då blir det extra viktigt att ta tag i gryende konflikter och hitta ett sätt att hantera dem.

– Det gäller att implementera förhållningsregler så att man tar hänsyn till varandras behov. Hur gör jag för att visa att jag är störd? Är det ok att stänga fönstret om någon annan just har öppnat det?

För sin avhandling har Aram Seddigh genomfört en studie med omkring 3000 deltagare på 50 olika kontor. Bland de medverkande fanns både de som arbetade i olika stora kontorslandskap, i enskilda rum och i flexkontor.

Men vad är egentligen ett kontorslandskap? Hur stort måste ett kontorsrum vara för att kallas landskap? Ja, definitionen varierar, även i forskningslitteraturen. Själv använder Aram Seddigh samma indelning som KTH-forskaren Christina Bodin Danielsson gjorde i sin uppmärksammade avhandling om kontorsmiljöer för två år sedan: Små kontorslandskap, 4–9 platser, mellanstora, 10–24 och stora, 25 platser och fler.

– Och visst har storleken betydelse. Man ser att distraktionen minskar ju mindre landskapet är. Det finns också en tydlig preferens för mindre landskap bland kontorsanställda som tillfrågats.

Kontorslandskap ställer krav på ledarskap

Deltagarna i Aram Seddighs studie har fått svara på en enkät och utföra webbaserade tester för att mäta uppmärksamhetsförmåga och arbetsminnets kapacitet. Han har också genomfört intervjuer med fokusgrupper.

Resultatet av enkäten och testerna är ännu inte klara. Men tidiga resultat från fokusintervjuerna visar att landskap ställer högre krav på ledarskapet, på att cheferna är medvetna om hur processer mellan människor utvecklas.

– I landskap sprids både positiva och negativa stämningar snabbare. Därför behöver chefen vara mer närvarande och uppmärksam på om det finns konflikter som ligger och pyr. Och redo att ta itu med dem.

Det gäller, säger Aram Seddigh, att identifiera belastningarna som ett kontorslandskap medför och utveckla strategier för att hantera dem.

Vilka är då belastningarna? Ja det mest uppenbara är förstås att de som arbetar i ett rum med plats för flera utsätts för fler distraktioner, störningar främst i form av ljud och synintryck och att möjligheten att själv bestämma i vilken utsträckning man vill umgås med andra, minskar.

Viktigt att involvera personal

Tillgången till tysta rum, dit medarbetarna kan dra sig undan för att ringa ett telefonsamtal, ta emot en besökare eller arbeta helt ostört, har därför avgörande betydelse för hur väl ett kontor med landskap fungerar, menar Aram Seddigh.

– En positiv effekt man förväntar sig är till exempel att informationsflödet ska öka i ett kontorslandskap. Men det förutsätter också att behovet av avskildhet är uppfyllt.

Att den egna kontrollen över faktorer som belysning, temperatur och ventilation minskar kan också upplevas som en försämring.

– Sitter du i ett cellkontor kan du oftast reglera sådant efter eget tycke. Är ni flera i rummet måste du komma överens med dina kollegor, till exempel om hur varmt ni ska ha det, påpekar Aram Seddigh.

”Kontroll” och ”förutsägbarhet” är nyckelord när det gäller att skapa goda förutsättningar inför en flytt från cellkontor till landskap menar Aram Seddigh. Det är viktigt att ledningen på ett tidigt stadium informerar om varför flytten görs och hur det ska gå till.

I nästa skede gäller det att involvera personalen och då också vara öppen för att göra verkliga förändringar. Kanske behövs det fler tysta rum till exempel?

– Allt förändringsarbete är påfrestande för oss människor. Men om medarbetarna får vara med i processen och ges möjlighet att påverka utformningen brukar en hel del rädsla och negativa känslor försvinna.

Text: Ursula Stigzelius

Läs mer i Aram Seddighs blogg

Läs även artikeln ”Förvaltningen flyttar in i nya KTH-huset”