Till innehåll på sidan
– Jag har sagt i medarbetarsamtal att ”du får inte jobba mer nu, du får inte ta på dig fler uppdrag”, säger Ann Lantz, föreståndare för Medieteknik och interaktionsdesign. (Foto: Håkan Lindgren)

”Chefen måste kunna säga stopp”

Publicerad 2013-04-10

Den som jobbar flest timmar presterar inte alltid bäst, påpekar avdelningsföreståndaren Ann Lantz. Hon uppmanar i stället sina medarbetare att gå hem från jobbet i tid och se mer långsiktigt på karriär och meritering.
– Allt måste inte göras samtidigt.

Ann Lantz, föreståndare för Medieteknik och interaktionsdesign, beskrivs som en chef som lyssnar på sina medarbetare och ger konstruktivt stöd för att hantera stressen. Att begränsa arbetsbördan och bemästra stressen är viktigt både för individen och för verksamheten menar hon.

– Vårt viktigaste verktyg är hjärnan och är man stressad tänker man inte så bra. Det gäller att inse att vi inte behöver jobba 60 timmar i veckan för att duga, det kanske inte ens leder till ett bättre resultat.

Rimliga förväntningar, långsiktig planering och en tidsenlig syn på arbetstiden är hennes recept. Hon ser heller inget behov av att driva på sina medarbetare. De är ambitiösa och presterar väldigt bra alldeles utan piska, säger hon.

– Snarare tvärtom, att man kan behöva hålla emot, dämpa. För forskare handlar det ju mycket om att meritera sig. Och visst måste man tänka så. Men många gör misstaget att tro att de ska göra allt på en gång. Jag tycker att man ska tänka sig meritering på längre sikt så att man kan koncentrera sig på en sak i taget.

”Du får inte jobba mer nu”

Ett sätt att hjälpa enskilda medarbetare till det synsättet är att tillsammans lägga upp en utvecklingsplan. Med pågående och kommande projekt och uppdrag inlagda i en treårsplan blir det lättare för medarbetaren att själv överblicka sin arbetssituation.

Men som chef måste man också kunna säga stopp till medarbetare som låter sig ätas av arbetet, menar Ann Lantz.

– Jag kan faktiskt säga i medarbetarsamtal att ”du får inte jobba mer nu, du får inte ta på dig fler uppdrag”. Jag tycker inte heller att man ska ge unga forskare för stora uppdrag. Det kan göra att de inte hinner med den meritering de borde ägna sig åt i det skedet. Där tycker jag att man som chef måste ta ett visst ansvar.

Jo, visst har det hänt att hon mötts av protester, ”Jag måste göra det här, det finns ingen annan som är tillräckligt insatt i frågan”. Svaret är att ingen är oersättlig, blir det nödvändigt går det alltid att hitta en ersättare. Det kan också vara klokt att redan från början fundera på hur länge någon ska ha ett visst uppdrag och om det kanske behöver finnas en ställföreträdare.

Foto: Håkan Lindgren
Ann Lantz fick kontroll över sin egen stress med hjälp av en mentor och noggrann tidsplanering.

På Medieteknik och interaktionsdesign arbetar omkring 40 fast anställda och ett 30-tal doktorander, sammanlagt cirka 70 personer. Rådet att planera sin tid noggrant fick Ann Lantz själv för något år sedan, efter ett och ett halvt år som avdelningsföreståndare. Då var hon rejält uppvarvad, hade fått högt blodtryck och order från doktorn att ”göra något åt sin arbetssituation”.

Insatser som livs- och karriärplanering, en chefsutbildning och ett mentorprogram har sedan dess hjälpt henne att komma ner några varv igen.

– Att jag fick en mentor som inte arbetade på KTH gjorde att jag kunde prata väldigt öppet, det var till stor hjälp. Men jag jobbar fortfarande hela tiden med att försöka bemästra stressen, förklarar hon.

Inget prat om stress för 5 år sedan

I den dagliga stressbekämpningen har tidsplanering blivit Ann Lantz mantra, en metod som hon själv tillämpar ”nästan in absurdum” förklarar hon.

– Jag skriver in allt jag ska göra, även uppföljningar, i min googlekalender och gör samtidigt en uppskattning av hur lång tid det kan, och får, ta. Då slipper jag ha alla de där bollarna svischande i huvudet.

Mer generella åtgärder för att minska stressen är till exempel att se över mötestätheten och begränsa e-postkorrespondensen på kvällar och helger. Men alla problem kan inte planeras bort. Att hitta finansiering är en stor, och högst reell, stressfaktor för många.

– Det vore ju väldigt lyckat om de som är inne i Tenure track-systemet hade en stabil vardag så att de slapp lägga så mycket tid på att hitta finansiering. Här jobbar vi nästan som konsulter, räknar ända ner på timmar på hur jobbet ska betalas.

Att förändra de strukturer som styr medelstilldelning och fördelning är inte gjort i en handvändning konstaterar Ann Lantz. Det kommer att ta tid och förutsätter påverkan på flera nivåer. Men det är ändå en positiv förändring att frågan alls diskuteras, tycker hon.

– För fem år sedan pratade man inte om finansieringsstressen. Man pratade inte om stress överhuvudtaget, alla skulle vara så duktiga.  Den inställningen finns kvar, men i dag är det inte bara de rösterna som hörs och det är väldigt positivt.

Text: Ursula Stigzelius