Centralt eller lokalt stöd – det är frågan
Balansen mellan centralt och lokalt, överbelastning och otydliga uppdrag. Det är några av de frågor som lyfts i en delrapport om översynen av förvaltning och verksamhetsstöd.
– Arbetsbelastningen på vissa avdelningar är väldigt oroande, konstaterar rektor Sigbritt Karlsson.
På rektors uppdrag påbörjades i höstas en genomlysning av KTH:s förvaltning och verksamhetsstöd i syfte att öka effektivitet och enhetlighet i organisationen. Omorganisationen till fem större skolor ger också anledning att se över vilka nya behov som uppstått påpekar Sigbritt Karlsson.
En central fråga i översynen är den om vad som bäst sköts centralt, KTH-gemensamt, respektive lokalt av skolorna. I en delrapport som lämnades den 5 februari görs en distinktion mellan var en person är anställd och var samma person sitter rent fysiskt.
Rapportförfattarna påpekar att en funktion som sköts av ett centralt gemensamt verksamhetsstöd inte nödvändigtvis måste utföras av personal som är placerad i en central förvaltningsbyggnad. Istället kan personalen ifråga, åtminstone del av tiden, sitta nära lärare, forskare och studenter på skolorna. Det kan ha stor betydelse för hur tillgänglig funktionen upplevs vara, menar rapportförfattarna och påpekar att: ”Somliga uppgifter löses bäst med att man träffar varandra”.
Kraftig expansion
Delrapporten fokuserar på universitetsförvaltningen, UF, och konstaterar att KTH:s kraftiga expansion under 2000-talet här fått vissa oönskade effekter. Sedan 2009 har omsättningen på KTH ökat med 46 procent. Både den akademiska personalen och den teknisk/administrativa har ökat med vardera 26 procent.
Men ökningen är ojämnt fördelad, vissa avdelningar har vuxit kraftigt, andra inte alls eller åtminstone inte i nivå med ökningen av arbetsvolymen. Vilket lett till att en del avdelningar inte hinner med att leverera det verksamhetsstöd som förväntas av dem. Överbelastningen är oroande även när den beror på positiva förändringar, påpekar Sigbritt Karlsson.
– Att vi lyckats attrahera fler betalande studenter är väldigt glädjande. Och för studenterna är det bra att kunna ta ut fler examina, vilket många också gör. Men båda delarna ökar belastningen på examensenheten, för att nämna ett exempel.
Under arbetet med översynen har samtliga avdelningschefer på universitetsförvaltningen intervjuats. Ett återkommande tema är att avdelningscheferna efterlyser ett tydligare förmedlat uppdrag från KTH:s ledning. En synpunkt som Sigbritt Karlsson tycker det är viktigt att ta fasta på.
– Jag har tänkt ganska mycket på vad det står för. Känner sig administrationen inte delaktig när vi gör en utvecklingsplan? Eller har vi inte lyckats omvandla det som står i utvecklingsplanen till begripliga och tydliga uppdrag för administrationen?
Stor organisation
Flera avdelningschefer uttrycker att koordineringen mellan avdelningarna kunde fungera bättre och ser svårigheter att få tvärfunktionella processer att fungera. Specialistkompetenser och organisation tenderar att leda till en ”silofiering”, menar de.
– Det skulle kunna bero på att vi nu är en så stor organisation men kanske mentalt är kvar i en något mindre. Samtidigt känner jag igen det här med silofiering även från min tidigare betydligt mindre arbetsplats, säger Sigbritt Karlsson.
Avdelningscheferna nämner också svårigheter med att nå ut med vad UF-avdelningen kan förväntas bistå med och få förståelse för vad UF i sin tur behöver få hjälp med från organisationen i övrigt, exempelvis för att uppfylla KTH:s myndighetsuppdrag. Sigbritt Karlsson konstaterar att lärare och forskare inte alltid är fullt medvetna om vad myndighetsutövningen innebär.
– Uttrycket kärnverksamhet signalerar ju att det här andra kan vi både ha och mista. Men så är det ju inte, det vill jag verkligen framhålla. För att kärnverksamheten ska fungera behövs ett bra verksamhetsstöd och det har vi på KTH.
Text: Ursula Stigzelius