Effektivare förvaltning på gång

Metoden som tidigare väckt uppmärksamhet och rönt framgångar inom både japansk och svensk bilindustri ska nu i omarbetad form tillämpas inom KTH:s förvaltning. Först ut blir ITM-skolan som i februari börjar anpassa Lean-modellen för sin förvaltning.

– På ytan är det kanske ingen revolutionerande metod. Men i praktiken ska den kunna användas för alla problem som uppstår i vår arbetsvardag. Det handlar om att oförtrutet lyfta fram de problem som uppkommer inom det administrativa arbetet och sedan lösa dem. Stort eller smått, inget ska sopas under mattan, säger Christina Carlsson, som är administrativ chef på ITM-skolan.

Tillsammans med Karin Kroon och Peter Carlsson, som är ITM-skolans funktionsansvariga för personal respektive ekonomi, är hon i startgroparna för att dra upp riktlinjer om hur skolans förvaltning ska arbeta med Lean Administration.

Skolan växer fram

Fast egentligen började det administrativa utvecklingsarbetet på ITM-skolan redan våren 2008. Då var KTH:s skolorganisation relativt ny och Christina Carlsson fick uppdraget att sy ihop en ny förvaltningsorganisation av de sex institutioner som samlats under ITM-skolans hatt.

Resultatet blev en stabsorganisation på 22 personer som huserar på Lindstedtsvägen 30. Här finns nu många av de personal- och ekonomihandläggare som tidigare satt ute på institutionerna. Med stabsfunktionen har man fått förutsättningar för en mer professionell administrativ service till lärare och forskare, menar ITM-skolans funktionsvariga.

– Förut hade varje institution sitt eget sätt att sköta personal- och ekonomifrågor. Nu jobbar vi alla efter samma arbetsprocess och har både blivit mindre sårbara och fått ökad flexibilitet. Vi kan snabbt sätta oss in i vandras verksamheter och lättare stötta varandra när det behövs, säger Karin Kroon.

Från att ha varit institutionernas mångsysslare har administratörerna inom stabsfunktionen blivit mer av specialister inom områden som arbetsmiljö, avtalsfrågor och EU-redovisning.

– Flera av de här ärendena kan medföra en ganska snårig hantering som kan vara tidsödande för den som inte är insatt i dem. Men nu har vi inom staben fått flera områdesexperter som kan avlasta institutionernas förvaltning. Och ju bättre stöd vi kan ge från staben, desto mer tid kan institutionernas administratörer i stället avsätta för att stötta och serva lärare och forskare i andra frågor, närmare deras verksamhet.

Införa ny kultur

Och när nu stabsorganisationen har satt sig ordenligt är det alltså dags för nästa steg – att införa Lean Administration:

– Det handlar mycket om att inför en ny kultur, där inget ska lämnas åt slumpen. Metoden går ut på att se över alla våra arbetsprocesser och identifiera det som inte fungerar: var sitter flaskhalsarna, var stoppas arbetet upp och hur kan vi lösa det?

När problemen rättats till går man vidare och tittar på nästa fråga i ett slags evig, ständigt pågående förbättringsprocess.

– En fallgrop kan vara att vi sitter här på staben och hittar på lösningarna. I stället ska lösningarna komma fram i samarbete med dem som är närmast verksamheten, säger Peter Carlsson.

Förändringsarbetet inleds på institutionen för energiteknik i början på februari. I mitten av april kommer projektet att utvärderas och i mitten av juni ska en skräddarsydd version av Lean Administration finnas färdig att ta i bruk.

Text: Christer Gummeson